Polisi preifatrwydd

Yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol (“DHSC”) yw’r Rheolwr Data ar gyfer gwefan Be Part of Research o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (UE) 2016/679 (“Cyfreithiau Diogelu Data”).

Prifysgol Leeds (“Y Sefydliad Cynnal”) yw’r Prosesydd Data ar gyfer Gwasanaeth Be Part of Research. Mae Prifysgol Leeds yn darparu Canolfan Cydgysylltu Rhwydwaith Cyflawni Ymchwil (“RDNCC”) y Sefydliad Cenedlaethol ar Gyfer Ymchwil Iechyd a Gofal (“NIHR”) ar ran yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol a’r RDNCC sy’n gyfrifol am brosesu eich data personol.

Mae Canolfan Cydgysylltu Rhwydwaith Cyflawni Ymchwil (RDNCC) yr NIHR yn wasanaeth a ddarperir gan Brifysgol Leeds gyda gwaith cynnal a chadw dan gontract gan PA Consulting Services Limited.

Mae’r RDNCC yn rheoli Rhwydwaith Cyflawni Ymchwil (“RDN”) yr NIHR  / Rhwydwaith Ymchwil Glinigol (“CRN") yr NIHR ar ran yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

Mae’r RDN/CRN yn ei gwneud hi’n bosibl i gleifion a gweithwyr iechyd proffesiynol ledled Lloegr gymryd rhan mewn astudiaethau ymchwil o fewn y GIG. Mae’r RDN/CRN yn darparu’r seilwaith sy’n caniatáu cynnal ymchwil o ansawdd uchel a ariennir gan elusennau, cyllidwyr ymchwil a diwydiant gwyddorau bywyd ledled y GIG. Mae'r RDN/CRN yn gweithio gyda chleifion a'r cyhoedd i sicrhau bod eu hanghenion yn cael eu rhoi wrth wraidd pob ymchwil, ac mae'n darparu cyfleoedd i gleifion gael mynediad cynharach at driniaethau newydd a gwell trwy gymryd rhan mewn ymchwil.

Mae'r RDN/CRN yn darparu cymorth ymarferol i nodi a recriwtio cleifion ar gyfer astudiaethau ymchwil, fel y gall ymchwilwyr fod yn hyderus o gwblhau'r astudiaeth ar amser ac yn ôl y bwriad.

Mae'r RDN/CRN yn cefnogi tua 5,000 o astudiaethau ymchwil bob blwyddyn.

Caiff gwefan Be Part of Research ei chynnal gan NIHR RDNCC mewn cydweithrediad â’r Asiantaeth Iechyd Cyhoeddus Gofal Cymdeithasol, Ymchwil a Datblygu (Gogledd Iwerddon), Ymchwil GIG yr Alban ac Ymchwil Iechyd a Gofal Cymru i ddarparu gwybodaeth am gymryd rhan mewn ymchwil a galluogi’r cyhoedd i ddod o hyd i gyfleoedd ymchwil ledled y DU.

Mae'r RDNCC yn casglu eich data personol ar ran ac fel y cyfarwyddir gan yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Bydd y data personol rydym yn ei gasglu yn amrywio yn dibynnu ar natur eich rhyngweithio â ni. Fodd bynnag, rydym bob amser yn diogelu eich data personol o fewn telerau'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

Gellir casglu'r data hwn yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol:

Casglu Uniongyrchol

Holl Ddefnyddwyr Gwefannau Be Part of Research:

Rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych mewn sawl ffordd. Un ffordd yw defnyddio cwcis. Ffeiliau bach o wybodaeth yw cwcis sy'n cadw ac yn adfer gwybodaeth am eich ymweliad â'n gwefan, megis sut y daethoch i'n gwefan, sut y gwnaethoch lywio trwy'r wefan a pha wybodaeth oedd o ddiddordeb i chi.

Mae'r cwcis rydyn ni'n eu defnyddio yn eich adnabod chi fel rhif yn unig. Os ydych chi'n anghyfforddus ynglŷn â defnyddio cwcis, gallwch eu hanalluogi trwy newid y gosodiadau yn y ddewislen dewisiadau neu opsiynau yn eich porwr rhyngrwyd. Fodd bynnag, gall analluogi cwcis effeithio ar ein gallu i ddarparu gwasanaethau i chi: os caiff rhai cwcis eu hanabl, efallai na fyddwch yn gallu cael mynediad at y gwasanaeth.

Gweler ein polisi cwcis ar wahân am fwy o wybodaeth am y cwcis rydyn ni'n eu defnyddio.

Mae'r unig ddata sy'n cael ei storio mewn perthynas â llywio'r wefan yn cynnwys:

• cwci adnabod;
• gwybodaeth adnabod dyfais neu gyfeiriad IP a gesglir pan fyddwch yn defnyddio'r wefan;
• data llywio ynghylch sut rydych chi'n symud o gwmpas y wefan, hyper-ddolenni rydych chi'n clicio arnyn nhw;
• Os yw'n berthnasol, y wefan y gwnaethoch darddu ohoni

Mae'r ffurflen 'Cysylltu' Be Part of Research  yn casglu eich enw, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn fel y gallwn ymateb i'ch ymholiad.

Casglu Anuniongyrchol

Holl Ddefnyddwyr Gwefan Be Part of Research:

Hotjar

Pan fyddwch chi’n defnyddio Be Part of Research, rydym yn defnyddio technoleg i gasglu gwybodaeth yn anuniongyrchol - fel eich cyfeiriad rhyngrwyd. Mae hyn yn gyffredin ar draws pob gwasanaeth rhyngrwyd i ganiatáu ymchwiliadau i faterion fel defnydd maleisus. Cedwir yr wybodaeth hon yn ein cofnodion mynediad rhyngrwyd wedyn.

Mae NIHR RDNCC yn defnyddio Hotjar, gwasanaeth technoleg sy’n caniatáu i ni ddeall anghenion defnyddwyr yn well ac optimeiddio’r gwasanaeth a’r profiad hwn (e.e. faint o amser y mae defnyddwyr yn ei dreulio ar ba dudalennau, pa ddolenni y maent yn dewis clicio arnynt, yr hyn y mae defnyddwyr yn ei hoffi a ddim yn ei hoffi) ac mae hyn yn caniatáu i ni wella ein gwasanaeth.

Mae Hotjar yn defnyddio cwcis a thechnolegau eraill i gasglu data ar ymddygiad ein defnyddwyr a’u dyfeisiau (yn benodol, cyfeiriad IP dyfais (sy’n cael ei nodi a’i storio ar ffurf ddienw yn unig), maint sgrin y ddyfais, math o ddyfais (dynodwyr adnabod dyfais unigryw), gwybodaeth am borwr, lleoliad daearyddol (gwlad yn unig), iaith a ffefrir a ddefnyddiwyd i ddangos ein gwefan).

Mae Hotjar yn storio'r wybodaeth hon mewn proffil defnyddiwr anhysbys. Ni fydd Hotjar na RDNCC byth yn defnyddio’r wybodaeth hon i adnabod defnyddwyr unigol nac yn ei chyfateb â data pellach ar ddefnyddiwr unigol. Darllenwch bolisi preifatrwydd Hotjar am ragor o wybodaeth. Gallwch optio allan o greu proffil defnyddiwr, Hotjar yn storio data am eich defnydd o’n gwefan a defnydd Hotjar o gwcis olrhain ar wefannau eraill. Mae gwybodaeth am sut i wneud hyn ar gael yn adran preifatrwydd data gwefan Hotjar. 

ServiceNow

Pan fyddwch yn llenwi'r ffurflen 'Cysylltu' neu os ydych yn anfon e-bost at bepartofresearch@nihr.ac.uk i ofyn am help neu anfon sylwadau am wefan Be Part of Research, byddwn yn ymateb i'ch ymholiadau drwy'r platfform rheoli cyswllt ServiceNow.

Mae ServiceNow yn storio'r ymholiadau sy'n cael eu hanfon i'r gwasanaeth yn ddiogel ac mae'r tîm Be Part of Research yn gallu rheoli, categoreiddio ac ymateb i bob ymholiad a anfonir cyn gynted â phosibl o ddydd Llun i ddydd Gwener. Mae'r holl ddata yn cael ei storio yn y Deyrnas Unedig; am ragor o wybodaeth, cyfeiriwch at bolisi preifatrwydd ServiceNow.

Deiliaid cyfrif gwirfoddolwr Be Part of Research yn unig

Os byddwch chi’n penderfynu creu cyfrif gwirfoddolwr, yna byddwch chi’n darparu rhywfaint o wybodaeth bersonol fanwl amdanoch chi eich hun yn uniongyrchol i’r gwasanaeth. Mae’n rhaid i chi fod dros 18 oed i greu cyfrif gwirfoddolwr ar Be Part of Research.

Cesglir gwybodaeth bersonol gan y gwasanaeth ar y gwahanol gamau canlynol:

Cofrestru, Gwirio a Dilysu Aml-ffactor

Enw cyntaf a chyfenw, a chyfeiriad e-bost. Anfonir dolen gwirio e-bost i’r cyfeiriad e-bost y gwnaethoch chi ei ddarparu wrth gofrestru.

Ar gyfer diogelwch ychwanegol, gofynnir i chi ddarparu rhif ffôn symudol i sefydlu dilysiad aml-ffactor ar eich cyfrif. Os yw’n well gennych, gallwch chi ddefnyddio ap dilysu i wneud hyn.

Creu Proffil

Enw, dyddiad geni, cyfeiriad post, rhif ffôn (dewisol), rhyw ar adeg geni a hunaniaeth rhywedd, grŵp a chefndir ethnig, pa un a ydych chi’n ystyried bod gennych chi anabledd a sut mae hynny yn effeithio ar eich bywyd o ddydd i ddydd. 

Gofynnir i chi hefyd nodi’r meysydd ymchwil y mae gennych ddiddordeb ynddynt i alluogi tîm Be Part of Research i gysylltu â chi a’ch cyfeirio at yr astudiaethau a allai fod yn berthnasol i chi.

Sylwer os byddwch chi wedyn yn mynd ymlaen i gysylltu â thîm astudiaeth ymchwil, y gallai fod yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth ychwanegol fel sy’n ofynnol gan y tîm hwnnw. Nid yw llywodraethu gwybodaeth yn ymwneud â’r wybodaeth ychwanegol hon wedi’i gwmpasu gan yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Mewngofnodi y NHS

Os ydych chi'n defnyddio manylion mewngofnodi'r GIG i greu cyfrif neu fewngofnodi i'ch cyfrif, byddwn yn derbyn rhywfaint o'ch gwybodaeth o'ch cyfrif GIG. Byddwn yn cysylltu'ch manylion mewngofnodi GIG unigryw er mwyn gwirio eich gwybodaeth.

Sylwer, os ydych yn defnyddio ein gwasanaeth gan ddefnyddio eich manylion mewngofnodi GIG, mae'r gwasanaethau gwirio hunaniaeth yn cael eu rheoli gan GIG Lloegr. GIG Lloegr yw'r rheolydd data ar gyfer unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch iddynt i gael cyfrif mewngofnodi gan y GIG ac i wirio pwy ydych chi, ac maent yn defnyddio'r wybodaeth bersonol honno at y diben hwnnw yn unig. Ar gyfer defnydd Be Part of Research o'r wybodaeth bersonol hon, ein rôl yw "prosesydd data" yn unig a rhaid i ni weithredu o dan y cyfarwyddiadau a ddarperir gan GIG Lloegr (fel y "rheolydd data") wrth wirio pwy ydych chi. Mae Hysbysiad Preifatrwydd a Thelerau ac Amodau GIG Lloegr ar gael ar eu gwefan. Nid yw'r cyfyngiad hwn yn berthnasol i'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhoi i ni ar wahân.

Yn gyffredinol ar draws Be Part of Research

Darperir y rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu i ni yn uniongyrchol gennych chi ac rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon mewn nifer o wahanol ffyrdd:

• I’n helpu i olrhain ymwelwyr â’r wefan i ddarparu ystadegau i ganiatáu i ni ddeall faint o bobl a phwy sy’n ymweld â’r wefan fel y gallwn ni wella’r gwasanaeth i ddefnyddwyr;
• Defnyddir cwcis i sicrhau eich bod yn cael y profiad gorau ar y wefan; mae’r wybodaeth hon yn ein helpu i ddatblygu’r wefan a gwasanaethau cysylltiedig (gweler yr adran ‘yr wybodaeth yr ydym yn ei chasglu’ uchod parthed cwcis);
• Mae cwci’r sesiwn fewngofnodi yn rheoli ac yn adnabod eich sesiwn ddiogel tra byddwch ar y wefan. Fodd bynnag, os byddwch yn dymuno, gallwch chi newid gosodiadau eich porwr i atal neu ddileu cwcis ar unrhyw adeg. Ewch i aboutcookies.org.uk am ragor o wybodaeth am sut i wneud hyn.

Cofrestru cyfrifon Be Part of Research

Os byddwch yn cofrestru ar gyfer cyfrif gyda Be Part of Research, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn bennaf i:

• Nodi astudiaethau a chysylltu â chi am astudiaethau a allai fod o ddiddordeb i chi
• Cysylltu â chi i gael adborth ynghylch sut y gallwn wella'r gwasanaeth a ddarparwn
• Cysylltu â chi i ofyn i chi drafod rhannu eich stori neu brofiad o astudiaeth rydych chi wedi cymryd rhan ynddi drwy ein gwefan
• Cysylltu â chi gyda diweddariadau am astudiaeth y gallech fod wedi cofrestru ynddi
• Rhoi gwybod i chi am newidiadau sy'n effeithio ar ein gwasanaethau neu bolisïau
• Sicrhau diogelwch eich cyfrif
• Nodi cyfrifon anweithredol a chysylltu â chi i weld a oes angen y gwasanaeth arnoch o hyd
• Dadansoddi data llywio i olrhain ymwelwyr â’r wefan yn ddienw. Mae hyn yn darparu gwybodaeth ystadegol i ganiatáu i ni ddeall yn well faint o bobl a phwy sy’n ymweld â’n gwefan fel y gallwn ni wella’r gwasanaeth i ddefnyddwyr. Gwneir hyn trwy Google Analytics. Cyfeiriwch at ein datganiad cwcisam ragor o wybodaeth.

Yn gyffredinol ar draws Be Part of Research

Oherwydd natur a swyddogaeth Be Part of Research, mae'n rhaid iddo gysylltu â gwefannau eraill i gael gafael ar y data a gyflwynir ar y wefan. Mae'r gwefannau hyn yn safleoedd trydydd parti ac nid yw Be Part of Research yn rheoli'r ffordd y mae'r gwefannau hyn yn defnyddio'ch gwybodaeth. Os byddwch yn dewis defnyddio'r gwefannau hyn gan ddefnyddio'r dolenni a ddarperir, gall gweithredwyr y gwefannau hyn gasglu gwybodaeth gennych y gallent ei defnyddio yn unol â'u polisïau preifatrwydd; byddwch yn ymwybodol, gall y polisïau hyn fod yn wahanol i'n rhai ni. Dylech ddarllen eu polisïau preifatrwydd yn ofalus i ddarganfod beth sy'n digwydd i unrhyw wybodaeth a gesglir gan y gwasanaethau hyn pan fyddwch yn eu defnyddio.

Mae Be Part of Research yn cael ei gynnal ar blatfform Amazon Web Services (AWS), platfform meddalwedd cwmwl sy'n darparu ar gyfer prosesau adfer trychinebau ar draws ei weinyddion, sydd i gyd wedi'u lleoli yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) neu'r DU. Ni fydd unrhyw ddata a gynhwysir yn Be Part of Research yn mynd y tu allan i'r DU na'r AEE. Mae platfform Be Part of Research wedi'i achredu i safonau diogelwch ISO 27001. Amazon Cognito yw'r gwasanaeth o fewn AWS a ddefnyddir i greu manylion mewngofnodi i gyfrif Be Part of Research, gallwch gael mwy o wybodaeth am bolisi preifatrwydd platfform AWS yma.

Ni fyddwn yn:

• gwerthu na’n rhentu eich data i drydydd partïon
• rhannu eich data â thrydydd partïon at ddibenion marchnata

Byddwn yn rhannu eich data os yw'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith (er enghraifft, drwy orchymyn llys, neu i atal twyll neu drosedd arall), neu os ydych wedi rhoi caniatâd penodol i wneud hynny.

Weithiau byddwn yn gofyn i drydydd partïon, gan gynnwys cyflenwyr a phartneriaid, gyflawni swyddogaethau busnes ar ein rhan, er enghraifft cynnal a chadw a chefnogi meddalwedd ein systemau TG, neu ddarparu platfform dadansoddi data. Mae gan bob sefydliad o'r fath naill ai rwymedigaeth gytundebol neu maent wedi llofnodi Cytundeb, sy'n eu hatal rhag rhannu eich data â thrydydd partïon eraill nad ydynt wedi'u hawdurdodi ac sy'n darparu ar gyfer gwaredu'r data hwn yn ddiogel.

Byddwch yn cael cyfle i danysgrifio i'n cylchlythyr e-bost. Mae ein cylchlythyrau e-bost yn cael eu prosesu a'u storio'n electronig trwy Mailchimp yn UDA. Gweler Polisi Preifatrwydd MailChimp am ragor o wybodaeth am sut mae eich data yn cael ei brosesu a'i ddiogelu. Nid yw data sy'n cael ei brosesu a'i storio yn MailChimp byth yn cael ei werthu i drydydd partïon. Mae gennych gyfle i ddad-danysgrifio i'r cylchlythyr ar unrhyw adeg.

Cofrestru cyfrif Be Part of Research

Ar ôl i chi gofrestru ar gyfer cyfrif gyda Be Part of Research, gall staff Be Part of Research sy’n gweinyddu’r gwasanaeth weld eich data. Bydd eich data personol yn dal i gael eu storio yn ein system ddiogel. Os nodir astudiaeth a allai fod o ddiddordeb i chi, byddwn ni’n cysylltu â chi i rannu manylion yr astudiaeth. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am yr astudiaeth a sut i gysylltu â thîm yr astudiaeth ymchwil. Ewch dewis chi yw pa un a fyddwch chi’n dewis rhannu gwybodaeth bellach gyda thîm yr astudiaeth ymchwil.

Os byddwch chi’n cytuno i ymuno ag astudiaeth, bydd tîm yr astudiaeth ymchwil yn cysylltu â chi ynghylch cofnodi eich data yn eu system ymchwil. Nid yw hon yn rhan o system Be Part of Research, a bydd angen i chi roi cydsyniad pellach iddynt barhau.

Mae meddu ar gyfrif yn golygu y gellid neu na ellid cysylltu â chi i gymryd rhan mewn gwaith ymchwil iechyd yn dibynnu ar ofynion astudiaethau unigol. Sylwer na fydd cofrestru i gael eich cysylltu gan Be Part of Research, tynnu eich cydsyniad i Be Part of Research gysylltu â chi yn ôl neu gymryd rhan neu beidio â chymryd rhan mewn astudiaeth ymchwil iechyd yn effeithio ar eich gofal meddygol.

Mae NIHR yn awyddus i sicrhau nad yw’r rhai sy’n cymryd rhan yng Nghofrestrfa Ymchwil Brechlynnau COVID-19, a gofrestrodd ddiddordeb mewn cael gwybod am gyfleoedd i gymryd rhan mewn mathau eraill o ymchwil iechyd, yn teimlo rhwystredigaeth oherwydd gohebiaeth barhaus yn gofyn iddynt ymuno â Be Part of Research pan eu bod efallai wedi gwneud hynny eisoes. I atal hyn rhag digwydd, bydd tîm Be Part of Research NIHR yn rhannu â GIG Lloegr, am amser cyfyngedig, gyfeiriadau e-bost y rhai sydd eisoes wedi cofrestru â Be Part of Research, fel y gellir dileu eu cyfeiriadau e-bost o unrhyw ohebiaeth bellach yn hynny o beth. Bydd hyn yn parhau tan i’r Gofrestrfa Ymchwil Brechlynnau ddod i ben.

Mae rhai o'n negeseuon e-bost at ddefnyddwyr sydd â chyfrif cofrestredig yn cael eu prosesu a'u storio'n electronig trwy Mailchimp a SendGrid yn yr UDA. Efallai y bydd rhai o'n negeseuon e-bost at ddefnyddwyr sydd â chyfrif cofrestredig hefyd yn cael eu hanfon gan ddefnyddio Gov.uk Notify. Efallai y byddwn yn defnyddio'r gwasanaethau hyn i gysylltu â chi o ran cynnal a chadw cyfrifon, newidiadau i'r gwasanaeth, diweddariadau/newidiadau i'r polisi preifatrwydd a/neu i'ch cynghori am gyfleoedd ymchwil y gallai fod gennych ddiddordeb ynddynt.

Dim ond o fewn Gov.uk systemau hysbysu y cedwir data am gyfnod o 7 diwrnod ar gyfer pob e-bost a anfonir ac mae wedi'i hamgryptio. Gweler y Polisi Diogelwch Gov.uk i gael rhagor o wybodaeth am sut mae eich data yn cael ei brosesu a'i ddiogelu.

Gweler Polisi Preifatrwydd Mailchimp am ragor o wybodaeth am sut y caiff eich data eu prosesu a’u diogelu. Nid yw data sy’n cael eu prosesu a’u storio yn Mailchimp byth yn cael eu gwerthu i drydydd partïon.

Gweler Polisi Diogelwch SendGrid a Pholisi Preifatrwydd SendGrid am wybodaeth am sut y caiff eich data eu defnyddio a’u diogelu. Nid yw data sy’n cael eu prosesu a’u storio yn SendGrid byth yn cael eu gwerthu i drydydd partïon. 

Mae gennych yr hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl gan Be Part of Research a chau eich cyfrif ar unrhyw adeg; gweler yr adran isod “Tynnu Cydsyniad yn ôl ar gyfer cyfrif Be Part of Research”.

Bydd timau astudio yn cynghori Be Part of Research am pa ddefnyddwyr o'n cofrestrfa sy’n mynd ymlaen i gofrestru yn eu hastudiaethau. Mae hyn yn bwysig ar gyfer gwella gwasanaethau ac i sicrhau na chysylltir â defnyddwyr gwasanaeth ymhellach ynghylch astudiaethau nad ydynt yn gymwys ar eu cyfer mwyach.

Sicrhau bod Data yn Gywir ac yn Gyfredol

Mae gennym ddyletswydd o dan ddeddfwriaeth diogelu data i sicrhau bod gwybodaeth yr ydym yn ei dal yn gywir ac yn gyfredol. Er ein bod yn gofyn i chi chwarae eich rhan yn hyn trwy gadw eich data yn gyfredol, rydym hefyd yn cysylltu â GIG Lloegr tua dwywaith y flwyddyn, Iechyd Cyhoeddus yr Alban bob blwyddyn a Swyddfa Gofrestru Gyffredinol Gogledd Iwerddon bob dwy i dair blynedd, i nodi gwirfoddolwyr a allai fod wedi marw ers hynny ar draws Cymru a Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon yn eu trefn. Rydym yn rhannu gwybodaeth bersonol sylfaenol am wirfoddolwyr mewn ffordd ddiogel gyda’r sefydliadau hyn er mwyn cyflawni chwiliad o’r fath. Ar ôl cyflawni’r chwiliad, caiff gwybodaeth a rannwyd, cyfrifon a holl wybodaeth bersonol gwirfoddolwyr sydd wedi marw eu dileu.

Mae cyfreithiau diogelu data yn golygu bod yn rhaid bod “sail gyfreithlon” ar gyfer pob defnydd yr ydym yn ei wneud o’ch gwybodaeth bersonol ar gyfer prosesu’r wybodaeth honno. Cyflwynir y seiliau cyfreithlon perthnasol yn y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (Rheoliad UE 2016/679) ac yn Neddf Diogelu Data 2018 gyfredol y DU.

Er ein bod yn gofyn i chi roi eich caniatâd i greu cyfrif ar Be Part of Research, ni fydd caniatâd yn cael ei ddefnyddio fel sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Yn hytrach, bydd y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data fel a ganlyn:

• Erthygl 6.1 (e) - cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a ymddiriedwyd i reolydd; 
• Erthygl 9.2 (j) - dibenion ymchwil. Mae NIHR yn ariannu, yn galluogi ac yn darparu gwaith ymchwil iechyd a gofal cymdeithasol o’r radd flaenaf sy’n gwella iechyd a llesiant pobl ac yn hybu twf economaidd. Mae'r NIHR RDNCC yn gweithredu fel asiant i'r DHSC yn yr ymdrech hon. Mae gan yr Ysgrifennydd Gwladol dros Iechyd a Gofal Cymdeithasol ddyletswydd i hybu ymchwil iechyd a gofal a dyletswydd cydraddoldeb sector cyhoeddus; felly mae’r gwasanaeth hwn yn rhan ganolog o dasg budd y cyhoedd y DHSC.   

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth, cyfeiriwch at y dudalen ar wefan yr ICO ar sail gyfreithlon ar gyfer prosesu.

Os ydych yn cofrestru ar gyfer cyfrif ar Be Part of Research a'ch bod wedyn yn penderfynu eich bod am dynnu'n ôl o'r gwasanaeth, gallwch wneud hyn ar unrhyw adeg - gweler yr adran isod ar "Tynnu caniatâd yn ôl o gyfrif Be Part of Research."

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth yn ddiogel. Rheolir diogelwch Be Part of Research gan Swyddogaeth Systemau Gwybodaeth NIHR, ar ran yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Mae gan y Swyddogaeth hon yr arbenigedd technegol priodol i amddiffyn rhag prosesu anghyfreithlon a/neu golli gwybodaeth yn ddamweiniol.

Rydym yn defnyddio technolegau a meddalwedd amgryptio o’r radd flaenaf i ddiogelu eich data a byddwn yn sicrhau mai dim ond defnyddwyr awdurdodedig sy’n gallu gweld eich data, ac yn cynnal safonau diogelwch llym i atal unrhyw fynediad heb awdurdod atynt. Mae NIHR RCNCC yn gweithredu yn unol ag ISO27001, safon ryngwladol ar gyfer rheoli diogelwch gwybodaeth, ac mae’n NIHR RCNCC cael ei harchwilio’n flynyddol.

Am ba hyd ydym ni’n cadw eich gwybodaeth bersonol?

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd ag y byddwn yn darparu gwasanaethau i chi drwy Be Part of Research, ac am gyhyd ag y byddwch yn cytuno i hyn. Byddwn yn cadw eich data am gyfnodau amrywiol o amser, yn dibynnu ar natur eich rhyngweithio â Be Part of Research. Bydd yr egwyddorion canlynol yn berthnasol ar draws y Gwasanaeth:

• Rydym ond yn storio data sy'n angenrheidiol at y diben(ion) penodol;
• Bydd data'n cael ei gadw'n ddigidol yn hytrach nag ar ffurf cofnod papur lle bynnag y bo modd;
• Ni fyddwn yn storio eich data am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol at y diben a fwriadwyd neu fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith;
• Bydd eich data yn cael ei ddileu'n ddiogel pan na fydd ei angen mwyach at y diben(ion);
• Mae'r gwasanaethau hyn yn dod o fewn cwmpas ardystiadau ISO27001:2022 NIHR RDNCC a Cyber Essentials;
• Pan nad oes angen ffeil electronig sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol adnabyddadwy (e.e. ffeil gwynion) mae'n cael ei dileu'n ddiogel trwy drosysgrifo'r gofod sawl gwaith gyda phatrymau dethol, gan wneud unrhyw wybodaeth yn annarllenadwy;
• Os byddwch yn dewis cau eich cyfrif, dim ond i helpu i wella'r gwasanaeth y bydd Be Part of Research yn cadw data dienw.

Mae gennym gyfnodau cadw data penodol wedi'u diffinio ar gyfer gwahanol fathau o ddata, sy'n cael eu pennu gan ystyriaethau cyfreithiol a gweithredol.

Mae gennych yr hawl i dynnu eich cydsyniad i ni gysylltu â chi, i storio a phrosesu eich data, ac i rannu eich data gyda thimau safle yn ôl. Os byddwch chi’n dymuno tynnu’ch cydsyniad yn ôl, gallwch chi wneud hyn trwy gau eich cyfrif. Mae gennych yr hawl i gau eich cyfrif ar unrhyw adeg a heb roi unrhyw esboniad am wneud hynny.

Os byddwch chi’n dewis cau eich cyfrif, bydd Be Part of Research yn cadw data dienw yn unig, i’n helpu ni i wella’r gwasanaeth, gan gynnwys dyddiad cofrestru a chau’r cyfrif, dyddiad geni, cod post, rhyw a chyflyrau iechyd. Byddwn ni’n dileu eich holl ddata personol gan gynnwys eich enw, eich cyfeiriad e-bost, eich cyfeiriad cartref a’ch rhifau ffôn. 

Os cewch unrhyw anawsterau yn tynnu’n ôl o’r gwasanaeth ac yn cau eich cyfrif, cysylltwch ag aelod o dîm cymorth gwasanaeth Be Part of Research yn bepartofresearch@nihr.ac.uk

Swyddog Diogelu Data ar gyfer yr RDNCC yw:

• Enw’r Swyddog Diogelu Data: Lee Cramp
• Cyfeiriad: Department of Health and Social Care, First Floor North, 39 Victoria Street, Westminster, London, SW1H 0EU
• E-bost: data_protection@dhsc.gov.uk

Fel testun data, efallai y bydd gennych chi’r hawliau canlynol o dan y Cyfreithiau Diogelu Data:

• yr hawl i fynediad at ddata personol sy’n ymwneud â chi
• yr hawl i gywiro unrhyw gamgymeriadau yn eich gwybodaeth
• yr hawl i ofyn i ni roi’r gorau i gysylltu â chi â marchnata uniongyrchol
• hawliau o ran gwneud penderfyniadau wedi’u hawtomeiddio
• yr hawl i gyfyngu neu atal eich data personol rhag cael eu prosesu
• yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl

Esbonnir yr hawliau unigol hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Os hoffech chi arfer unrhyw rai o’ch hawliau testun data, cysylltwch â Desg Wasanaeth NIHR yn y lle cyntaf – naill ai: 

• Ysgrifennwch i The NIHR Service Desk, Back Lane, Melbourn, Royston, SG8 6DP
• neu anfonwch e-bost i: gdpr_requests@nihr.ac.uk

Byddwn ni’n ymateb yn brydlon i unrhyw hawliau yr ydych yn dymuno eu harfer, ac ar gyfer ceisiadau am fynediad at ddata gan y testun, mae’n rhaid i hyn fod o fewn mis i dderbyn eich cais, oni bai fod y cais yn arbennig o gymhleth.

Mae’n bwysig eich bod yn sicrhau eich bod wedi darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn - ac os nad ydych yn credu ein bod wedi prosesu eich data yn unol â’r hysbysiad preifatrwydd hwn, dylech roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl. 

Yn yr un modd, gallwch chi wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.